email opruimen

5 Plan

Bekijk uw binnengekomen e-mails.

  • Verwijder alles waar u van denkt dat het geen mail is voor u, maar spam is. Belangrijk: de bank stuurt u nooit mails, verwijder deze direct dit is spam en kan grote gevolgen hebben voor uw computer. Vaak zitten in deze mails virussen. Via de spamfilter van uw email server kunt u instellen hoe uw mail beveiligd moet worden, verstandig is om dit op de hoogst mogelijk beveiliging te zetten.
  • Spam verwijderen = Verwijder alle spam mails als eerste, open deze niet!!! Deze mails kunnen virussen bevatten zie phishing mails. Maak gebruik van een spamfilter. Controleer altijd de afzender van de mail voor u deze opent. Schrijf u uit bij nieuwsbrieven die u toch niet leest of waar u niks mee doet.

Maak mappen aan waar u de mails

  • of gedownloade bestanden overzichtelijk kunt bewaren. Zo heeft u direct alle mails van 1 bedrijf bij de hand en hoeft u niet te zoeken. Bewaar alleen de belangrijke post als polissen in uw mappen. Deze kunt u ook uitprinten en bewaren in uw dossiermap bij de rest van uw binnen gekomen post.
  • Om een mails snel terug te vinden is het belangrijk dat u ze goed bewaard. Bedenk de namen van de mappen die u gaat gebruiken in uw mailbox. Hierbij is het handig rekening te houden met de woorden van de administratie. Sorteer alle mail in de juiste mappen. Berg alles goed op zodat u de volgende ochtend direct kan beginnen. Verdeel de mails in verschillende mappen.
  • Door een minimaal overzicht in uw mailbox bent u regelmatig een mail kwijt of bent u lang aan het zoeken naar de juiste mail. Door er orde in aan te brengen, zorgt ervoor dat uw mailbox overzichtelijk is. Hoe meer overzicht u heeft van uw mailbox, hoe meer rust u heeft. Hoe leger uw mailbox, hoe sneller u alles kunt opruimen en terug kan vinden. Door deze goed te organiseren zoals bijvoorbeeld in aparte mappen, gaat opruimen steeds sneller!

back-up

  • Maak een back-up van alle belangrijke mails op een usb stick, voor het geval dat uw computer crasht. Zo heeft u altijd de beschikking over uw gegevens. Het bewaren van email post kunt u simpel doen door het aanmaken van mappen in uw email account door bijvoorbeeld een map rekeningen, verzekeringen en/of salaris. Voor belangrijke zaken is het handig om een extra email account te openen waar uw de mails kunt bewaren van polissen of rekeningen.

Plan elke dag maximaal 10 minuten in op een vaste tijdstip

  • om uw mails te beantwoorden en op te ruimen. Door een overvolle mailbox krijgen personen last van stress en heeft vaak geen overzicht van waar welke mail staat.
  • Hoe vol is u mail box hoe meer stress, hoeveel mails heeft u nu in totaal in uw mailbox staan? Heeft u al deze mails nodig of kunnen er een aantal weg? Waarom bewaard u de mails online? Welke mails kunnen weg en welke niet, belangrijke mails zijn niet handig als u deze online bewaard.
  • Wat als de website van het bedrijf word gehackt en uw mail zit daarbij? Dan staan al uw gegevens online. De belangrijkste mail kunt u downloaden en op een ubs zetten en de rest van de mail weggooien.
  • Het vaak controleren van de mailbox kost onnodig veel tijd. Het is niet verstandig en handig om ieder uur uw mailbox te bekijken, de kans is groot dat u geen mail heeft. Door vaste tijden u mail te bekijken en te beantwoorden en uw mails regelmatig op te ruimen brengt u structuur, ritme en regelmaat in uw mails.
  • Plan deze in uw agenda, zo kunt u deze niet vergeten. Maak een to do list van alle mails die nog beantwoord moeten worden in volgorde van belangrijkheid. Zo vergoot u de kans dat u de mail ook als nog gaat beantwoorden. Controleer met regelmaat in de week uw bij en afschrijvingen. Om dagelijks uw rekeningen overzicht te controleren raden wij u aan om gebruik te maken van internetbankieren. Betaal alle rekeningen op automatisch betalen via internetbankier. Dit kan u via de instellingen van de website van de bank instellen per datum. De betaling loopt via uw eigen controle en niet via het bedrijf van de acceptgiro. Geen incasso maar eigen beheer.

Maak ‘s morgens eerst belangrijke of vervelende taken af, voordat u iets anders gaat doen.

  • Hoe? Schrijf aan het eind van elke dag drie klussen op die u de volgende dag wilt doen en begin daarmee voor uw mail! Een volle inbox en sociaal media zijn kosten u veel energie. Begin de dag met het vaststellen van een doel en visualiseer dat. Zorg voor orde en gebruik bakjes, mapjes e.d. Maak een actielijst, welke acties dragen bij aan het bereiken van mijn doel?

Het verwachte resultaat:

  • U krijgt het overzicht terug in uw mails
  • U kunt orde houden over de binnen gekomen mails
  • U heeft een manier gevonden om belangrijke post digitaal op te slaan/bewaren.

Tips:

  • Werk van oud naar nieuw = Begin achter aan met het opruimen van oude mails. Bewaar alleen de mails die u nog nodig heeft. Voor digitale administratie moet u deze papieren bewaren zie : bewaarplicht administratie. Verwijder alle mails ook echt uit uw mailserver door uw prullenbak dagelijks te legen.
  • Controleer maximaal 2x per dag u mail = Om overzicht te behouden in uw mailbox is het belangrijk dat u de mails regelmatig archiveert en opruimt. Check maximaal 2x per dag u mail, anders word u geleefd door uw mailbox, dit kost veel tijd. Ruim direct op wat weg kan kan weg, wat bewaard moet worden in de juiste mappen, zo houd u het overzicht. Neem een besluit over de binnengekomen mails en handel deze direct af