Administratie

1 Wat is het?

Voor sommige doelgroepen kan het lastig zijn om een digitale administratie bij te houden. Het lijkt moeilijker dan u denkt. Het is belangrijk om een balans aan te brengen in taken die moeten worden geregeld. Door het bijhouden van overzichten verliest u minder snel de balans. Een digitale administratie is niet anders dan de administratie via de post. Voor het bijhouden van een digitale heeft u niet zoveel kennis nodig. Het is goed lezen wat u moet doen.

Steeds meer mensen vinden het lastig om de financiële administratie online bij te houden en het overzicht te hebben over afgesloten abonnementen. Veel mensen vinden het lastig om het overzicht te houden online rekeningen. De doelgroepen die dit lastig vinden zijn vaak de jongeren en ouderen. Vaak is het verwarrend dat waar een rekening moet worden betaald of worden rekeningen sneller vergeten.

De financiële administratie is een van de belangrijkste dingen in het leven, de balans hierin vinden is erg belangrijk. Door de administratie regelmatig bij te houden en dit op vaste dagen in te plannen om de tijd ervoor te nemen, kunt u veel problematiek voor komen.

2 Herkennen

  • Wanneer u regelmatig de post opent creëert u regelmaat in uw administratie. De structuur krijgt uw door uw administratie met regelmaat netjes op te bergen in mappen of boxen. Hiermee maakt uw orde in uw administratie. Een opgeruimde administratie geeft meer rust in uw hoofd omdat er een structuur, orde en regelmaat is in uw administratie.
  • Weet u wanneer uw loon,  toeslagen en/of tegemoetkomingen worden gestort op uw rekening. Bent u goed op de hoogte van uw inkomsten  en uitgaven patroon.Weet u wat er op uw (spaar) rekening staat en hoe groot uw buffer is.Rekeningen; Weet u wanneer alle rekeningen betaald moet worden en zijn, waardoor uw de kans op schulden verkleind. Weet u wanneer automatisch incasso afschrijven en welke rekeningen u zelf nog moet betalen.Weet uw welke abonnementen en verzekeringen u nodig heeft die bij uw situatie passen en tot wanneer deze lopen.
  • Zijn  alle  papieren en documenten netjes opgeborgen in mappen of boxen met een tabblad. Is nooit meer zoeken naar de juiste papieren en/of documenten van bijvoorbeeld verzekeringen, en/of contracten. Kent u geheel of gedeeltelijk  de algemene voorwaarden van polissen.

Ben ik verplicht mijn administratie te bewaren?

Voor de particuliere administratie bestaat geen wettelijk bewaarplicht, voor bedrijven wel.

Maar eigenlijk bestaat er wel degelijk een bewaarplicht voor de particuliere administratie. Het is niet dat u zomaar alle papieren kunt weggooien. Bijvoorbeeld kan de belastingdienst kan tot 5 jaar terug bankafschriften en loonstroken van u vragen voor navordering. Ook worden deze met regelmaat gevraag voor aanvragen, teruggave van bijvoorbeeld belastingdienst en/of gemeente.

Door belangrijke papieren te bewaren loopt u geen risico dat u papieren weggooit die,  later blijkt dat u ze toch nodig had. Dan zijn papieren vaak lastig of zelfs niet op  te vragen.

Om het overzicht te bewaren over uw belangrijke papieren is het handig ze te bewaren in 1 map. Ruim de map minimaal 1x  per jaar op. Voor de diploma’s zou u een aparte map kunnen nemen.

Wat is de bewaarplicht van een particuliere administratie en voor hoelang?

Alleen het laatste overzicht:

2 jaar:

  • Huurspecificatie
  • Polisblad verzekering+ (algemene) polis voorwaarden
  • Overzicht declaraties zorgkosten
  • Jaarafrekening gas & elektra
  • Jaarafrekening watergeld
  • IBG/DUO tegemoetkoming studiekosten
  • Aanslag/kwijtschelding Gemeentelijke Belastingen

5 jaar:

  • Jaaropgave
  • Aangifte / voorlopige aanslag / Aanslag Belastingdienst
  • Toeslagen beschikkingen
  • Bankafschriften (ivm belastingaangifte)
  • Salaris/ uitkeringsspecificaties
  • Besluit beschikking/toekenning huurtoeslag, zorgtoeslag, kindgebonden budget, kinderopvangtoeslag, DUO tegemoetkoming ouders, langdurigheidstoeslag
  • Uitbetalingsbewijzen (b.v. van uitkering, kinderbijslag, etc.)
  • Brieven incassobureaus, deurwaarder, BKR
  • Schulden bij bv van gas en elektra, Waternet, huurachterstand, etc.

10 jaar

  • Kredietovereenkomst (b.v doorlopend krediet)

Onbepaalde tijd

  • Pensioenoverzicht
  • inschrijving woningbouwvereniging/huurcontract
  • Notariële aktes (woning/huwelijkse voorwaarden/testament e.d.)
  • Inentingsbewijs
  • Bloedgroepkaart
  • Diploma’s

Tot stopzetten

  • Contracten/arbeidsovereenkomsten
  • Garantiebewijzen + aankoopbon tot het product vervangen word.

3 Behandeling

Hulp bij geldzaken. Wanneer u ouder word of wanneer u laag geletterd bent kan het zijn dat het soms lastig is om de administratie op orde te houden. Het kan dan ondersteund zijn wanneer u naasten of hulpverleners in schakelt die u hierbij kunnen helpen.

Waar kan ik terecht voor ondersteuning? In Nederland zijn er vele organisaties die u kunnen helpen bij het invullen van formulieren of op orde brengen van de administratie.

  1. Belastingdienst = Bij de belastingdienst op de website kunt u terecht voor al uw vragen over aanvragen van toeslagen en/of tegemoetkomingen. Hiervoor heeft u een digid nodig. U kunt ook de Belastingtelefoon bellen: 0800 0543 (gratis). Hier kunt u ook terecht voor meer informatie over erf recht.
  2. Informatie over huurtoeslag en zorgtoeslag vindt u op toeslagen.nl. U kunt hier ook de toeslagen aanvragen. Let op dat u op de juiste website bent en dat u niet betaald om een toeslag aan te vragen.
  3. Budgetcoach = Een budgetcoach kan het overzicht terugbrengen in de administratie financiën en schulden. Ze kan u helpen bij het aanvragen van bijvoorbeeld tegemoetkomingen. In sommige gevallen word deze vergoed door de gemeente.
  4. Formulierbrigade = De formulierbrigade kan uw helpen met het invullen van formulieren voor belastingdienst, gemeente of voor iets anders. het zijn vrijwilligers die u hierbij helpen, die op een vaste plek in de gemeente zitten. Ze zijn niet altijd dagelijks open, controleer de openingstijden voor uw eigen fomulierbrigade.
  5. Gemeente = Via de gemeente werken er vrijwilligers die helpen met uw aanvragen van tegemoetkomingen of vergoedingen. Deze kunnen u ook ondersteunen bij het doen van de administratie. De vrijwilligers vragen samen met u de toeslagen voor u aan.
  6. Met een laag inkomen kunt u bij de gemeente financiële ondersteuning aanvragen voor bijvoorbeeld het aanschaffen van een bank (bijzondere bijstand) of door kwijtschelding aan te vragen voor bijvoorbeeld het water of rioolheffing. Door het afsluiten van een  zorgverzekering van de gemeente bent u minder geld kwijt aan de vaste lasten hier van. (collectieve zorgverzekering). Op de website berekenuwrecht.nl kunt u zien of u in aanmerking komt voor een vergoeding of kwijtschelding en word er een advies gegeven hoe u deze en waar u deze kunt aanvragen.
  7. Maatschappelijk werk  = Een maatschappelijk werkster kan u helpen bij het doen van de administratie het overzicht terug brengen en een balans aan brengen in uw financiën. Deze kan u helpen het aanvragen van toeslagen of formulieren invullen.
  8. NIBUD = Bij het NIBUD kunt u een cursus volgen grip of geld of het op orde brengen van de administratie. Op de website vind u informatie, tips en advies over pensioen, administratie, financiën.
  9. Ouderenbond = Een ouderenbond heeft vrijwilligers die u kunnen ondersteunen bij het doen van de administratie of het op orde brengen van de financiën.  ANBO: 0348 46 66 66, Unie KBO: 073 612 34 75,  PCOB: 038 422 55 88
  10. Schuldhulpmaatje = Een schuldhulpmaatje kan uw helpen bij het verminderen van schulden en kan uw ondersteunen op moeilijke momenten. Het maatje is een vrijwilliger die samen met u de financiën overzichten maak en betalingsregelingen kan treffen
  11. Servicedesk Stichting Pensioenregister = De  registratie is een overzicht van uw opgebouwde pensioen en waar u deze heeft opgebouwd. Via de website kunt u het overzicht bekijken  mijnpensioenoverzicht.nl of u kunt bellen met 020 75 12 870 of mail naar info@stichtingpensioenregister.nl.
  12. Sociale Verzekeringsbank (SVB) = De Sociale Verzekeringsbank geeft informatie over de AOW en Anw (algemene nabestaandenwet). Telefoonnummer: 020 65 65 656 (hoofdkantoor). Of bezoek svb.nl.
  13. Zorg en wmo Wet Maatschappelijke ondersteuning is ervoor om hulp thuis aan te vragen. Voor vragen of informatie over de WMO kunt u terecht bij de gemeente.

4 Gevolg

  • Let op dat u geen papieren weggooit die bijvoorbeeld de belastingdienst u nog kan vragen na 7 jaar. Houd hiervoor de bewaarplicht goed in de gaten en de website van het bedrijf of instantie.
  • Door het niet op orde hebben van de administratie kunt u schulden krijgen.
  • Door een onopgeruimde administratie krijgt u veel stress en onrust dit kan psychische problematiek met zich meebrengen.

5 Plan

  • Betaal nooit voor het aanvragen van DigiD of zorgtoeslag.
  • Vraag toeslagen altijd aan bij de instantie (belastingdienst of gemeente) waar ze thuis horen.
  • Bij de belastingdienst en de gemeente zijn er geen kosten aan verbonden voor het aanvragen van de toeslagen.
  • Laat uw persoonlijke gegevens nooit achter op deze website of soort gelijke websites
  • Lees altijd eerst de faq van de website, hier vind u veel informatie over de oplichtsite zelf

Ik wil de toeslag aanvragen maar hoe herken ik de echte site van de belastingdienst?

  1. Er zijn vele websites die voor u de toeslagen willen regelen, de website van de belastingdienst begint altijd hetzelfde en heeft geen aparte site zoals zorgtoeslag.nl. De url : http://belastingdienst.nl/toeslagen een andere url is niet van de belastingdienst. Alles begint met belastingdienst.nl/
  2. Let op het logo van de belastingdienst (toeslagen belastingdienst met 2 leeuwen) en de contactgegevens
  3. Controleer de website eerst in google met het woord fraude, oplichting en lees de ervaringen

Wanneer u een aangiftebrief heeft ontvangen bent u verplicht om aangifte te doen, u bent dan aangifteplichtig. Heeft u geen brief gehad dan heeft u de keuze of u wel of geen aangifte doet. Het is verstandig het eerst te controleren of het ook geen zin heeft. Op de website van de belastingdienst kunt u het aangifteprogramma downloaden, via de de app of de online aangifte doen. Met uw digid geeft u een persoonlijke digitale handtekening van het formulier. De gegevens van uw digid worden zo verzonden naar de belastingdienst en zo weten zij dat dit ook echt uw gegevens zijn. Als u bent ingelogd en aangifte online doet, hoeft u alleen de gegevens te controleren en eventueel te wijzigen. Bent u toch een jaaropgave kwijt dan kunt u een kopie aanvragen bij uw werkgever of via uw digid bij een uitkering.

Een opgeruimde administratie krijgt u door het een aantal keer in de week, op een vast rustige moment, bij te houden en het netjes en overzichtelijk op te bergen. Het overzichtelijk opbergen van de post kan op verschillende manieren. Zo kunt u het opbergen in mappen of in bewaardozen, het ligt er ook aan hoeveel ruimte u heeft om de administratie op te bergen. Voor uw administratie heeft u een bewaarplicht. Alles wat voor deze tijd nog in uw administratie zit kunt u weggooien.

  1. Neem alle administratie en post en sorteer alle post in stapels bij elkaar van 1 bedrijf.
  2. Leg alle post ouder dan 3 jaar apart.
  3. Maak tabbladen met verzekering, huur, energie, belasting enz.
  4. Sorteer de post in de gemaakte tabbladen en stop de in de map of bak.
  5. Bekijk de stapel die is blijven liggen, voor sommige papieren geld voor particulieren een bewaarplicht. bekijk de lijst en gooi weg wat weg kan en stop de rest achter het juiste tabblad.
  6. Maak mappen per jaar. In de bakken kan je een verdeling maken per jaartal per onderdeel of bedrijf.
  7. Plan een nieuw moment voor de administratie bij te werken. Schrijf hierbij een to do list, met bijvoorbeeld rekeningen die betaald moeten worden of punten die waar nog naar gekeken moet worden.

Dagelijkse post

  • Houd u administratie wekelijks bij, zodat u altijd overzicht heeft over uw administratie en financiën. Maak altijd uw post open en bepaal de belangrijkheid van de post.
  • Laat de post niet slingeren, Bepaal voor u zelf een vaste plek om u post te openen, op te ruimen en te werken.
  • Neem dagelijks even de tijd om de post af te handelen, dit kost minder tijd dan een hele verzameling in 1x.
  • Open altijd uw post en verwerk deze en ruim deze direct op bij binnenkomst
  • Berg alles dagelijks netjes op in de diverse te bewaren bakken. Heeft u nog veel achterstallige administratie liggen? Plan dan een uur per week in en gebruik het tweede half uur voor het wegwerken van de achterstallige administratie. Het overzichtelijk opbergen van de post kan op verschillende manieren. Zo kunt u het opbergen in mappen of in bewaardozen, het ligt er ook aan hoeveel ruimte u heeft om de administratie op te bergen. Voor uw administratie heeft u een bewaarplicht. Alles wat voor deze tijd nog in uw administratie zit kunt u weggooien.
  • Een opgeruimde administratie krijgt u door het een aantal keer in de week, op een vast rustige moment, bij te houden en het netjes en overzichtelijk op te bergen. Tevens kunt u in dit half uurtje via internetbankieren de binnen gekomen rekeningen alvast online ter betaling klaar zetten, net zoals de betalingen voor de aankomende week. Zo voorkomt u dat u een rekening vergeet te betalen met alle eventuele extra kosten van dien.

Schulden map

  • Een extra map voor wanneer u schulden heeft. Bewaar hierin  alle papieren van de schuldeiser en schrijf op wanneer u een bedrag heeft terug betaald.  Zo heeft u direct een goed overzicht van al uw schulden en alle gegevens van de schuldeisers bij de hand.

Een goede digitale administratie en gewone administratie begint met een planning en het aan brengen van structuur en duidelijkheid voor uw zelf. Wanneer u de administratie bijhoud ben u er niet veel tijd aan kwijt. Hoe langer u het niet bijhoud hoe meer werk het is en hoe groter de kans op problemen.

  1. Begin met het aanmaken van een apart email adres voor al u digitale financiële post. Gebruik dit email adres alleen hiervoor. Zo is uw privé post gescheiden van uw financiën.
  2. Bewaar alle financiële administratie op dezelfde manier als via de post. Maak voor alle bedrijven mappen aan en zodra een rekening is betaald plaatst u de mail in de juiste map.
  3. Bekijk direct de mails die binnenkomen en neem de actie die nodig is. Open dagelijks uw mail om te kijken of u nog mails heeft gehad. Doe dit ook met de post die binnenkomt.
  4. Plan een vaste dag in om de administratie van de vaste lasten te betalen en de administratie bij te werken. Vaste lasten = vaste dag.
  5. Houd wekelijks bij welke rekeningen zijn betaald en welke nog moeten. Bent u bang ze te vergeten schrijf het op in uw agenda of hang een overzicht op een plek waar u regelmatig langsloopt.
  6. Maak overzichten van inkomsten en uitgaven en bekijk welke abonnementen belangrijk zijn en welke kunnen worden opgezegd.
  7. Bekijk maandelijks de rekening die u samen heeft met een partner. Bespreek samen de situatie en neem actie waar nodig.
  8. Kunt u een keer niet voldoen zoals bijvoorbeeld servicekosten of eigen risico? Bel direct het bedrijf op de dag dat u een rekening binnen krijgt, leg de situatie uit en spreek een betalingsregeling af. Zo laat u zien dat u wel wilt betalen en werkt een bedrijf sneller mee. Wacht niet op de herinnering die is hoger. Negeer de rekening niet dit helpt niet, hij moet toch betaald worden.
  9. Wacht niet met het vragen van hulp, lukt het minder goed neem direct actie en wacht niet af, hier krijgt u meer problematiek van. Het is geen schande om hulp te vragen bij iets wat minder goed gaat, u hoeft zich hier niet voor te schamen. Juist door hulp te vragen werkt u aan een oplossing.

Maak een aparte mail aan voor financiën

  • .Online rekeningen kunnen binnenkomen via uw mail of in een gebruikersruimte op de website van het bedrijf. Op de financiële mail laat u alle rekeningen binnenkomen, zo heeft u altijd het overzicht welke rekeningen er al betaald zijn en welke nog moeten.
  • Zo komt u gewone post niet door de financiën, zo kunt u ze ook niet pronkgelijk weggooien. Vink de rekeningen aan die nog moet betalen als belangrijk, zo word de tekst dik en veranderd de kleur. Zo is het duidelijker dat deze nog betaald moet worden.
  • Zet bij het bedrijf altijd een email melding aan. Als er een nieuwe rekening is krijgt u een email, met een betalingsverzoek. Zo kunt u de rekeningen niet vergeten te betalen. Ook kunnen de rekeningen worden gesorteerd in aparte mappen, zodat het altijd overzichtelijk is. Maak voor elk bedrijf een aparte map. Zo heeft u direct het overzicht welke maanden er al zijn betaald en kunt u makkelijk een rekening terug vinden.

Hoeveel abonnementen heb ik?

  • Door dat veel digitaal gaat vergeten personen hoeveel abonnementen er zijn afgesloten en wat de kosten hiervan zijn. Hierdoor komen jongeren vaak niet uit met het inkomen en hebben vaker schulden en/of staan vaker rood. Door een automatisch incasso worden vaker de rekeningen vergeten en vaak is het inkomen al op en zijn er nog rekeningen over.
  • Personen zijn minder alert op de lopende abonnementen, omdat ze minder de rekening daadwerkelijk zien. Bij een rekening via de post zijn mensen zich meer bewust van de kosten dan als dit online gaat. Via de post worden personen er steeds aan herinnerd dat er moet worden betalen. Als de rekening via een gebruikersomgeving word de rekening vaker vergeten.
  • Maak een overzicht hoeveel abonnementen u heeft afgesloten en houd dit regelmatig bij. De kans bestaat dat u door een automatisch incasso vergeet tot wanneer een abonnement loopt. Door het bij te houden in een schrift heeft u altijd het overzicht van alle abonnementen die u heeft.
  • Als u een abonnement afsluit schrijft u de datum van het verlopen op. Schrijf de datum 1 maand van te voren op zodat u nog een maand de tijd heeft om een besluit te nemen wat u wilt met dit abonnement. Zo bent u nooit te laat om op te zeggen of te verlengen.
  • Kunt u alle kosten wel betalen? Heeft u voldoende inkomen om dit maandelijks te betalen? Welke abonnementen heeft u echt nodig, welke zijn echt belangrijk? Breng het zoveel mogelijk terug naar de basis van een paar bedrijven. Hoe minder abonnementen u heeft hoe beter overzicht u heeft van de kosten. Is het nodig dat u dagelijks via de smartphone bereikbaar bent? Zo u dit kunnen veranderen in het bellen via de thuistelefoon met een onbeperkt abonnement? Zo u uw mobiel alleen buiten gebruiken voor nood gesprekken? Vind u het nodig om de gehele dag online te kunnen zijn buitenshuis?  Het internet via een computer is goedkoper als het bekijken via een smartphone

.Wanneer moet een rekening worden betaald?

  • Ouderen of mensen die niet zo thuis zijn in de digitale wereld vinden het lastig om de rekeningen op tijd te betalen of het overzicht te bewaren welke rekeningen wanneer moeten worden betaald. Er zijn verschillende mogelijkheden om het overzicht toch te behouden en het leren dit beter op orde te houden.
  • Als u het echt moeilijk vind kunt u altijd hulp vragen van een budgetcoach of het volgen van een cursus.Het overzicht houden van digitale rekeningen is minder lastig als u denk. Het heeft alles te maken met het plannen en het maken van overzichten in een schrift of via exel, zoals u vroeger zou doen met een papieren rekening. Het overzicht houden over uw online financiën is hetzelfde als per post.De datums van een rekening blijven hetzelfde en de bedragen ook. Blijf de online rekeningen hetzelfde bijhouden als die via de post komen. Schrijf de datums van betaling van een rekening in een agenda.
  • Door een budgetplan te maken heeft u het overzicht van uw vaste lasten en weet u of u moet besparen omdat de kosten te hoog of dat u uitkomt.Betaal zoveel mogelijk de vaste lasten automatisch en controleer 1x per maand of deze rekeningen betaald zijn en zijn afgeschreven van uw rekening. Of maak een automatische betaling aan in uw internetbankieren. Door automatisch te betalen kunt u rekeningen niet vergeten, maar controleer altijd uw bankafschrift of het wel juist is afgeschreven.
  • Bij vele bedrijven is het mogelijk om aan te geven om een betaaldatum te kiezen, dat u het beste uit komt, dit kan bijvoorbeeld de dag na het storten van uw inkomsten. Door dit een dag later te plannen of 2 dagen later staat altijd het geld op de rekening en voorkomt u dat u een betalingsachterstand krijgt.

E-budgetvoorlichting

E-budgetvoorlichting

Welkom op het profiel van budgetvoorlichting. Met de informatie over schulden, inkomen, plannen maken, proberen we de taboe te doorbreken en het bespreekbaar te maken dat er altijd mogelijkheden zijn bij schulden als u erop tijd aanpakt.