Administratie opruimen

Wat u nodig heeft:

  • Mappen, afsluitbare bakken
  • Tabbladen en labels

Zo begint u:

Een opgeruimde administratie krijgt u door het een aantal keer in de week, op een vast rustige moment, bij te houden en het netjes en overzichtelijk op te bergen. Het overzichtelijk opbergen van de post kan op verschillende manieren. Zo kunt u het opbergen in mappen of in bewaardozen, het ligt er ook aan hoeveel ruimte u heeft om de administratie op te bergen. Voor uw administratie heeft u een bewaarplicht. Alles wat voor deze tijd nog in uw administratie zit kunt u weggooien.

  1. Neem alle administratie en post en sorteer alle post in stapels bij elkaar van 1 bedrijf.
  2. Leg alle post ouder dan 3 jaar apart.
  3. Maak tabbladen met verzekering, huur, energie, belasting enz.
  4. Sorteer de post in de gemaakte tabbladen en stop de in de map of bak.
  5. Bekijk de stapel die is blijven liggen, voor sommige papieren geld voor particulieren een bewaarplicht. bekijk de lijst en gooi weg wat weg kan en stop de rest achter het juiste tabblad.
  6. Maak mappen per jaar. In de bakken kan je een verdeling maken per jaartal per onderdeel of bedrijf.
  7. Plan een nieuw moment voor de administratie bij te werken. Schrijf hierbij een to do list, met bijvoorbeeld rekeningen die betaald moeten worden of punten die waar nog naar gekeken moet worden.

Ordenen is erg belangrijk om uw administratie op orde te houden. De binnen gekomen post kunt u het beste bewaren op 1 vaste plek. Maak dagelijks uw post open en sorteer de post in rekeningen, brieven en reclame. Maak 3 stapeltjes van uw post: reclame; De reclame laat u liggen en u maakt alle enveloppen open. De brieven bij de brieven en de rekeningen apart. Twijfel wel of geen reclame en de rekeningen en brieven; Eerste de brieven lezen en kijken wat u word gevraagd. Is het een brief voor een directe actie? Neem deze actie direct., dit voorkomt dat het later word vergeten. Dient de brief beantwoord te worden met een brief? Neem dan na de post de tijd om ook dit direct te doen. Bewaar de post op een vaste plek geordend in mappen of dozen, zodat u ze altijd makkelijk kunt terug vinden.

Het verwachte resultaat:

  • Wanneer u regelmatig de post opent creëert u regelmaat in uw administratie. De structuur krijgt uw door uw administratie met regelmaat netjes op te bergen in mappen of boxen. Hiermee maakt uw orde in uw administratie. Een opgeruimde administratie geeft meer rust in uw hoofd omdat er een structuur, orde en regelmaat is in uw administratie.
  • Weet u wanneer uw loon,  toeslagen en/of tegemoetkomingen worden gestort op uw rekening. Bent u goed op de hoogte van uw inkomsten  en uitgaven patroon.Weet u wat er op uw (spaar) rekening staat en hoe groot uw buffer is.Rekeningen; Weet u wanneer alle rekeningen betaald moet worden en zijn, waardoor uw de kans op schulden verkleind. Weet u wanneer automatisch incasso afschrijven en welke rekeningen u zelf nog moet betalen.Weet uw welke abonnementen en verzekeringen u nodig heeft die bij uw situatie passen en tot wanneer deze lopen.
  • Zijn  alle  papieren en documenten netjes opgeborgen in mappen of boxen met een tabblad. Is nooit meer zoeken naar de juiste papieren en/of documenten van bijvoorbeeld verzekeringen, en/of contracten. Kent u geheel of gedeeltelijk  de algemene voorwaarden van polissen.

Tips:

  • Houd u administratie wekelijks bij, zodat u altijd overzicht heeft over uw administratie en financiën.
  • Open altijd uw post en verwerk deze en ruim deze direct op bij binnenkomst
  • Schulden map Een extra map voor wanneer u schulden heeft. Bewaar hierin  alle papieren van de schuldeiser en schrijf op wanneer u een bedrag heeft terug betaald.  Zo heeft u direct een goed overzicht van al uw schulden en alle gegevens van de schuldeisers bij de hand.
    • Maak altijd uw post open en bepaal de belangrijkheid van de post.
    • Laat de post niet slingeren, Bepaal voor u zelf een vaste plek om u post te openen, op te ruimen en te werken.
    • Neem dagelijks even de tijd om de post af te handelen, dit kost minder tijd dan een hele verzameling in 1x.
    • Berg alles dagelijks netjes op in de diverse te bewaren bakkenHeeft u nog veel achterstallige administratie liggen? Plan dan een uur per week in en gebruik het tweede half uur voor het wegwerken van de achterstallige administratie. Het overzichtelijk opbergen van de post kan op verschillende manieren. Zo kunt u het opbergen in mappen of in bewaardozen, het ligt er ook aan hoeveel ruimte u heeft om de administratie op te bergen. Voor uw administratie heeft u een bewaarplicht. Alles wat voor deze tijd nog in uw administratie zit kunt u weggooien.
  • Een opgeruimde administratie krijgt u door het een aantal keer in de week, op een vast rustige moment, bij te houden en het netjes en overzichtelijk op te bergen. Tevens kunt u in dit half uurtje via internetbankieren de binnen gekomen rekeningen alvast online ter betaling klaar zetten, net zoals de betalingen voor de aankomende week. Zo voorkomt u dat u een rekening vergeet te betalen met alle eventuele extra kosten van dien.

Waarschuwingen:

  • Heeft u schulden en opent u de post niet meer? Dit zorgt voor hogere schulden. Het openen van de post en het regelen van schulden kan uw schulden verkleinen.
  • Let op dat u geen papieren weggooit die bijvoorbeeld de belastingdienst u nog kan vragen na 7 jaar. Houd hiervoor de bewaarplicht goed in de gaten en de website van het bedrijf of instantie.

Boekhouder ilona is een gediplomeerd boekhouder sinds 2011. Op deze website blogt ze over hoe u de financiën op orde kunt brengen en houden. Een overzichtelijke administratie is onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond leven. De ervaringen en kennis worden gedeeld aan de hand blog artikelen. Daarnaast staat soebar.nl voor schuldpreventie. De doelgroep van de website is gericht op gezinnen met een minimum inkomen.

Wij horen graag uw reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.